Documentación y controles: cómo justificar la formación

La empresa debe identificar contablemente en una cuenta específica los gastos y bonificaciones de formación y conservar durante cuatro años la documentación a disposición de los órganos de control. El incumplimiento puede suponer la devolución de lo bonificado.

Qué conservar

Facturas y justificación contable de los gastos de formación.
Control de asistencia diaria o registros de conexión.
Cuestionarios de calidad.
Informe de la representación legal y su fecha.
Comunicaciones de inicio y de finalización.

Cuánto tiempo

Cuatro años, contados, según FUNDAE, desde que termina el plazo de presentación. Si procede, el plazo comunitario puede ser mayor.

Quién controla

Los servicios públicos de empleo comprueban la información comunicada y la realización de la formación. Las visitas en tiempo real y ex post deben cubrir al menos el 10 % de los recursos públicos destinados a formación de las empresas. FUNDAE colabora en la comprobación sin ejercer potestades administrativas.

Consecuencias de una irregularidad

Las bonificaciones mal aplicadas, el incumplimiento de obligaciones (incluida no conservar la documentación) u otras irregularidades pueden suponer la devolución total o parcial, con interés de demora, y pueden reclamarse a través de la Inspección de Trabajo.

Un archivo por grupo

Crea una carpeta por grupo con las comunicaciones, el informe a la representación legal, la lista de participantes, el control de asistencia, los cuestionarios de calidad, las facturas y el justificante de aplicación en el Sistema RED. Con ese expediente, responder a un control es cuestión de minutos.

Lista de comprobación del cierre del ejercicio

Cuenta contable específica de formación al día.
Bonificaciones aplicadas iguales a las comunicadas.
Cofinanciación calculada.
Documentación archivada por cuatro años.

Para ampliar: Qué recae en la empresa y qué en la entidad organizadora: matriz de obligaciones.

Términos clave de esta guía

Sistema RED: Sistema de la Seguridad Social donde la empresa aplica la bonificación en sus cotizaciones.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se identifican contablemente los gastos?

En una cuenta o epígrafe específico de «formación profesional para el empleo».

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Siguiente paso

Haz números con la calculadora o consulta las cifras de tu tramo de plantilla. Para un caso concreto de tu empresa, pregunta a FUNDAE o a tu entidad organizadora.

Fuentes oficiales para contrastar

Web independiente, no oficial. Última revisión: 13/10/2026 (Revisado: 2026-10-13). Calculadora · Todas las guías.