Obligaciones de la empresa en la formación bonificada

Respuesta rápida: Las obligaciones principales (informar a la representación legal, comunicar inicio y fin, contabilidad separada, conservar la documentación cuatro años, control de asistencia, cuestionarios de calidad, gratuidad y estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social) son de la empresa. La entidad organizadora puede comunicar si así se acuerda, pero la empresa sigue obligada; ni la organización ni la impartición se pueden subcontratar.

Encargar la formación a una entidad externa no traslada la responsabilidad. Esta matriz separa, artículo por artículo, lo que la norma pone a cargo de la empresa y lo que añade para la entidad organizadora.

Obligaciones de la empresa beneficiaria

Obligación	Qué exige la norma	Artículo
Información a la representación legal	Solicitar informe antes del inicio, con calendario, destinatarios, medios, criterios de selección, lugar y balance del ejercicio anterior. No hacerlo impide adquirir y mantener la bonificación.	RD 694/2017, arts. 12.2.a y 13
Comunicar inicio y finalización	Comunicar ambos hitos a la administración y asegurar el desarrollo satisfactorio de la formación y su adecuación a la actividad de la empresa.	RD 694/2017, arts. 12.2.b y 15; Ley 30/2015, art. 9.3
Contabilidad separada	Identificar en una cuenta o epígrafe «formación profesional para el empleo» los gastos de ejecución y las bonificaciones aplicadas.	RD 694/2017, arts. 12.2.c y 18.2
Conservar la documentación	Mantener a disposición de los órganos de control durante cuatro años la documentación justificativa: facturas, justificación contable y demás documentos.	RD 694/2017, arts. 12.2.d y 18.2
Asistencia y calidad	Custodiar la documentación de asistencia diaria y distribuir y custodiar los cuestionarios de evaluación de la calidad entre quienes terminen la formación.	RD 694/2017, art. 12.2.f y g
Gratuidad para la plantilla	Garantizar que la formación sea gratuita para los trabajadores participantes.	RD 694/2017, art. 12.2.h
Estar al corriente	Hallarse al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social cuando se aplican las bonificaciones.	RD 694/2017, art. 12.2.i
Someterse al control	Facilitar las actuaciones de seguimiento, control y evaluación de las administraciones y demás órganos de control.	RD 694/2017, art. 12.2.e

Lo que añade la entidad organizadora

Obligación	Qué exige la norma	Artículo
Contratar a la impartidora	Contratar a la entidad de formación acreditada o inscrita que imparta las acciones, salvo que sea la misma entidad.	RD 694/2017, art. 14.4.a
Comunicar inicio y fin	Solo cuando así lo acuerde con la empresa. La empresa mantiene su obligación de que se comuniquen.	RD 694/2017, art. 14.4.b
Asegurar el desarrollo	Asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones y su adecuación a la actividad empresarial.	RD 694/2017, art. 14.4.c
Facilitar la documentación a la empresa	Entregar la documentación de organización, gestión e impartición y la información necesaria para aplicar bien las bonificaciones.	RD 694/2017, art. 14.4.d
Documentar y someterse al control	Conservar su documentación justificativa de la organización y someterse a las actuaciones de comprobación.	RD 694/2017, art. 14.4.e y f

Dos límites que conviene tener claros

No se subcontrata: ni la actividad de organización ni la de impartición pueden ser objeto de subcontratación (Ley 30/2015, art. 9.3).
La gestión administrativa no es organización: si la entidad externa solo hace los trámites necesarios para aplicar las bonificaciones, no se entiende que organiza la formación y el gasto se imputa a costes indirectos (RD 694/2017, art. 14.5).

Más detalle sobre cómo repartir el trabajo en entidades organizadoras y gestión externa.

Qué ocurre si falla alguna

Las bonificaciones mal aplicadas o el incumplimiento de obligaciones, incluida la de conservar la documentación, pueden suponer la devolución total o parcial de lo bonificado, con interés de demora desde el disfrute indebido (RD 694/2017, art. 18.3 y 18.4). Los controles se explican en documentación y controles y los fallos más habituales en errores que hacen perder la bonificación.

Términos clave de esta guía

Entidad organizadora: Entidad externa que planifica y gestiona la formación por encargo de la empresa; no puede subcontratarse.

Preguntas frecuentes

¿Si contrato una entidad organizadora, me libero de las obligaciones?

No. La entidad puede comunicar el inicio y el fin si se acuerda, pero la empresa debe asegurar el desarrollo satisfactorio de la formación y conserva sus obligaciones de contabilidad, documentación, asistencia y calidad.

¿Puedo subcontratar la impartición a una tercera entidad?

No: la Ley 30/2015 prohíbe subcontratar tanto la organización como la impartición. La impartición la hace la entidad organizadora u otra distinta, siempre acreditada o inscrita en el registro de entidades de formación.

¿Cuánto tiempo guardo la documentación?

Cuatro años a disposición de los órganos de control, según el artículo 18.2 del Real Decreto 694/2017; FUNDAE indica en sus preguntas frecuentes cómo se cuentan.

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Fuentes oficiales para contrastar

Web independiente, no oficial. Última revisión: 13/10/2026 (Revisado: 2026-10-13). Calculadora · Todas las guías.